クラウド上で文書を作成すると10倍効率が上がります！

「ビジネスパートナーと文書を共有するのにやたらと何回もメールを送っていて結構面倒だな」

とか

「結局、紙で契約書をやり取りするので、デジタル化の意味はあるのだろうか？」

といったお悩みはお持ちではありませんか？

ところで、あなたは、会社で文書作成の際にどんなソフトウェアを使っていますか？

マイクロソフトワードですか？ 一太郎ですか？ それとも、テキストエディタでしょうか？

実は、これまでの10倍以上効率的に文書作成ができる、画期的なサービスがあるのですが、ご存知でしょうか？

そのサービスとは、クラウドサービスです。

それは、コロナ禍のリモートワークでも、業務の生産性を大きく向上させることに貢献しました。

クラウドサービスとは

クラウドサービスは、従来、手元のコンピュータで利用していたデータやソフトウェアを、ネットワーク経由で、サービスとして利用者に提供するものです。

そこで、WEB執事・西村が、オススメしたい文書作成・共有サービスが、クラウド型のGoogleドキュメントというサービスです。

Googleドキュメントとは

Googleドキュメントを使うことで、次のようなメリットがあります。

時短：メールの送受信が不要

実は、業務の生産性を下げているのが、文書ファイルを共有するためのメールの送受信です。

あなたが作成した文書を相手と共有するためには、ファイルを送る作業が必要となります。

また、文書の修正や検討が必要な場合、修正ファイルのやり取りで、メールを何往復かする必要があります。

クラウドサービスは、同じ文書を、複数人が同時に開いて編集する機能を持っているため、チャットやビデオ通話アプリなどのツールを使い、リアルタイムでコミュニケーションしながら作業をすることによって、その場で文書を完成させることが可能となります。

したがって、メールの送受信のやり取りは不要となり、大幅な時短効果が期待できます。

では、具体的に契約書を作成し、締結する流れを、従来のデスクトップ型の文書とクラウド型のGoogleドキュメントを比較して考えてみたいと思います。

合意締結までに、デスクトップ型の場合が、手続きが完了するまでに約1週間かかるところが、クラウド型の場合は、約1時間半で完了します。

これが、クラウド型のワークフローが、大幅に時短できることの理由です。

整理：ファイルを整理する必要がない

クラウドサービスの場合は、文書をファイル単位であつかわないため一元管理でき、ファイルが複数発生することがありません。そのため、データの整理に余計な時間を費やす必要がなくなります。

また、たとえ文書を無数に作成し、どこに何を保管したかわからなくなったとしても、ドライブ全体を、Google検索と同様の全文検索機能を使い、必要な文書を一瞬で探し出すことができます。

安全：セキュリティ設定が簡単

従来のファイル単位で文書をやり取りすることの問題点として、文書のセキュリティの問題があります。

文書ファイルを相手に送信した場合、その文書の管理責任が相手に委ねられてしまうからです。

そのため、重要な文書ファイルには、パスワードを設定することが求められますが、パスワードを伝えるためのメッセージを送信したり、パスワードの管理を相手に任せるという必要性が出てくるため、配布者がセキュリティをコントロールできないという点で根本的な解決にならないという課題がありました。

ところが、Googleドキュメントを使用すると、その問題点は、クリアできます。

文書の制作者が、セキュリティのコントロール権限を100％持つことができるからです。 セキュリティの機能としては、共有するためのレベルが設けられています。 より強力なのは、メールアドレスで相手を特定して共有する方法です。 また、文書のURLを知っている人は誰でもアクセスできるような設定も可能です。

さらにURLで設定したアクセスレベルを３つに分けることができます。

①編集が可能
②コメントが可能
③閲覧のみ

このように、文書ごとにセキュリティを細かく設定することで、ビジネスを効率的に行えるようになります。

まとめ

クラウドサービスというのは、決して難しいものではなく、むしろ、これまでのデスクトップ型のアプリケーションソフトよりも便利な上に、メリットが多く、あなたの業務を究極的に効率化させるものです。

事業において、成果を上げるには、業務プロセスに集中する必要があります。 言い換えると、業務プロセスを見直してトライを繰り返すことによってしか変化を生み出すことができません。

クラウドサービスのような新たなサービスは、試してみるまでの心理的なハードルというものが存在しますが、いち早く試した人がメリットを享受するということもまた事実です。

WEB執事・西村は、そのようなチャレンジ精神を持つお客様を、全力でサポートさせていただきたいと考えておりますので、安心してお任せください。