これまでの10倍効率的に仕事をするには？

これまでの10倍効率的に仕事をするには？ 経営者のお悩みの一つに、時間が足らないという問題が挙げられると思います。

１日は24時間であるため、みな平等なのですが、業務を効率化することにより、ムダな時間を減らし、重要な仕事のために時間を捻出することは可能です。

それを実現するのが、IT技術の活用とデジタル化です。

IT技術の活用とデジタル化

具体的には、パソコンとスマホなどの端末とクラウドサービスを活用する方法を学ぶことが近道となります。 この記事を読むメリットは、以下の通りです。

インターネットの普及（誰でもメディアが作れる時代に）

インターネットの出現以前と以後では、世界が変わったと言っても過言ではありません。

メディアを個人が持てる時代になったからです。 これまで、テレビ、ラジオ、新聞、雑誌などのマスメディアがありましたが、この個人版を誰でも作れるようになったということです。

メディアの目的は、情報伝達とアクセス、コミュニケーション、広告とマーケティングなどがあります。それまでは、政府や大企業が権力や資本を使ってメディアを利用してきましたが、インターネットを使うことによって、個人が低コストで同様のことができるようになったのです。

端末の多様化（どこにいてもインターネットにアクセスできる）

インターネットを利用する端末として、一番多く利用されているものは、スマートフォンなどのモバイル端末です。

スマートフォンは、パソコンと同等のOSが搭載されるようになったために、パソコンと同様の処理ができるようになりました。

また、端末は、一人のユーザーが、利用シーンに応じて複数端末を使い分ける時代になりました。 つまり、会社は、パソコン、スマートフォン、タブレットなどの多様な端末に対応する仕組みを構築する必要があるのです。

クラウドサービスの出現（データの一元化が実現）

スマートフォンやパソコンなどの端末を複数持つと問題となるのが、データの一元化です。 スマートフォンで作成したデータとパソコンで作成したデータは、別々の端末に保存されるため、データの管理が大変になってきます。

その問題を解決するサービスがクラウドサービスです。

スマートフォンやパソコンで作成したデータは、クラウドサービスに保管することによって、同期することができ、どちらの端末からでもアクセスできるようになり、効率的にデータを扱えるようになります。

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インターネットでお客様とつながる

世界中の人々がインターネットでつながった現代は、お客様との接点は、インターネットがメインとなるため、インターネットで認知されない製品やサービスは、世の中に存在しないのと同じ状態となります。

インターネットを通じてスピーディーにお客様に価値を届けるため、インターネットと親和性の高い製品やサービスを導入し、インターネットユーザーに向けた発信を開発することが最重要課題となります。

どんな端末でもアクセスしやすいサービスをつくる

スマートフォンユーザーの利用者が、パソコンの利用者数を追い抜いた今日では、スマートフォンとパソコンの両方で扱える製品・サービスを提供する必要があります。

例えば、ウェブページがパソコンではきれいに表示されているのに、スマートフォンで閲覧するとデザインが崩れているサイトをたまに見かけます。

これは、スマートフォンユーザーを切り捨てているのと同じ状況であるため、望ましい状況であるとは言えません。

お客様がどのような端末を利用されていたとしても、同じように利用できるサービスを提供する必要があるのです。それが、業務の効率化とサービスの充実を実現することにつながります。

業務スピードと生産性が飛躍的に向上するクラウドサービス

インターネットと人とスマートフォン・パソコンなどの端末をつなぐ重要なサービスがクラウドサービスです。

クラウドサービスとは、インターネットを通じて提供されるコンピュータのデータのストレージ、データベースの管理、アプリケーションの実行、ネットワークの提供などサービスのことを指します。

会社のデータを社内のサーバーで処理するのではなく、インターネット上の安全に管理されたクラウドサービスで処理することによって、情報の一元化と、場所の制約を受けない仕事ができるようになります。

コロナによるリモートワークで、クラウドサービスの利用が世界的に増えることとなりました。具体的には、以下の内容が大きく変わりました。

会議・面談・商談

会議や面談は、対面集合から、非対面リモートに変わりました。

在宅勤務が増えたことによって、会議は、ZoomやGoogle Meetなどのツールを使ってリモートで開催されることとなりました。 会議がリモートで行われることにより、移動時間の短縮などで時間を効率的に活用することができるようになりました。

資料の作成・確認・修正

コロナ前は、オフィスに出勤し、デスクのパソコンで文書を作成し、同僚や上司のチェック承認を仰いでメールに添付して何度もやり取りをする必要がありました。

クラウドサービスを使うことによって、リモートで同時に文書を開いて編集し、対面しない相手と共同作業ができるようになりました。

そのことにより、文書ファイルのバージョンがいくつも発生することはなく、作業時間も短縮できるようになりました。 出退勤に伴う移動時間の短縮や、文書作成の大幅な効率化によって、これまでよりも10倍仕事ができるようになったという実感を持つ会社も少なくないでしょう。

まとめ

このように、インターネットやスマートフォンやクラウドサービスが普及する以前と以後では、大幅に仕事のやり方や効果が変わってきました。 このIT技術の変化に対応することが、これからの時代を乗り越えて、発展する会社になることは間違いがありません。

現在、月に１回定期的に、シニア層を対象にスマホ研修を行わせていただいております。
この研修でスマートフォンの基本操作を学んでいただくことにより、シニアの方が、SNSに投稿できたり、LINEなどで仲間とスムーズにコミュニケーションが取れるようになるなど、とても喜んでいただいております。

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